Administratief assistent(e) voor de dienst Maaltijden (M/V/X)

Functie

Jouw opdracht

Wil je je polyvalentie inzetten voor een essentiële rol midden in het gemeentelijk leven in Elsene?

Kom bij ons werken als administratief assistent(e) voor de dienst Maaltijden! Elke dag bereiden en verdelen we maaltijden voor schoolkantines, gemeenterestaurants en personen die het nodig hebben. In een werkomgeving die is afgestemd op een grote verscheidenheid aan taken, zul je actief bijdragen aan het efficiënte beheer van de bereiding en distributie van maaltijden.

Jouw voornaamste activiteiten

• Je bent verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van maaltijden die aan huis worden bezorgd bij mensen die niet in staat zijn om zelf een maaltijd te bereiden, voornamelijk ouderen;
• Je bent het aanspreekpunt voor magazijnmedewerkers, chauffeurs en klanten;
• Je bent verantwoordelijk voor het invoeren en doorgeven van bestellingen aan leveranciers, evenals het controleren van facturen;
• Je schrijft brieven, rapporten, notulen van vergaderingen en zorgt voor de archivering van dossiers die verband houden met je taken;
• Je analyseert gegevens verkregen na de ontwikkeling en implementatie van rapportagetools (bijhouden van statistieken, voorraadbeheer, berekening van kostprijzen, ...);
• Je neemt actief deel aan evenementen georganiseerd door de dienst Maaltijden;
• Je helpt met incidentele administratieve taken van de dienst (bijv. jaarlijkse vernieuwing van restokaarten, ...);
• Je zorgt voor het beheer van bestellingen die door gemeentediensten zijn geplaatst (vanaf ontvangst van de bestelbon tot levering van de goederen) en hun verzoeken om materiaaluitlening;
• Je werkt samen aan de analyse van de behoeften van diensten/scholen/restaurants.

Profiel

• • Je hebt een getuigschrift hoger secundair onderwijs erkend door de Franse Gemeenschap of door NARIC-Vlaanderen
  • Naast een basiskennis van kantoortoepassingen heb je uitstekende en praktische kennis van Excel;
  • Je bent comfortabel met cijfers;
  • Gezien het publiek waarmee je in contact staat, geef je blijk van geduld, empathie en luistervaardigheid;
  • Je hebt een goede kennis van de tweede landstaal, zowel mondeling als schriftelijk (telefoon beantwoorden, e-mails schrijven, ...);
  • Je hebt uitstekende schriftelijke vaardigheden en zin voor synthese;
  • Je bent een sociaal, beschikbaar iemand met een natuurlijke aanleg voor samenwerking;
  • Je kunt prioriteiten stellen en je tijd goed inplannen, je bent assertief, georganiseerd en je werkt zeer nauwkeurig;
  • Je bent creatief, oplossingsgericht en kunt omgaan met onverwachte situaties;
  • Je bent stressbestendig;
  • Je hebt een taalcertificaat in bestuurszaken (Werkenvoor.be – voorheen Selor) - of beschikt over voldoende kennis om dit certificaat op korte termijn te behalen.

Aanbod

• Voltijds vervangingscontract (37:30 u./week – glijdend uurrooster);
• In je functie ben je gebonden aan het beroepsgeheim;
• Aanvangswedde (zonder anciënniteit) van € 2467,36 (bruto maandsalaris), waar een geldelijke valorisatie bij kan komen als je al beroepservaring hebt;
• Een tweetaligheidspremie (€ 183,67 bruto/maand);
• Maaltijdcheques met een nominale waarde van €8;
• Ten minste 31 vakantiedagen per jaar;
• Werkgeversbijdrage in de vervoerskosten (gratis openbaar vervoer, voetgangers- en fietsvergoeding: € 0,35/km);
• Voorkeurstarieven in alle Iris Ziekenhuizen Zuid;
• Ten minste 5 dagen voortgezette opleiding per jaar.

Aanvullend pensioenplan voor contractueel personeel (niet-benoemde personeelsleden) - een voordeel gefinancierd door de administratie tijdens je loopbaan.