Functie

Algemene context

Als openbaar aankoopverantwoordelijke van het departement Burgerzaken identificeer en analyseer je de behoeften van de diensten van het departement om de overheidsopdrachten (werken, diensten en leveringen) te optimaliseren met inachtneming van de wetgeving en regelgeving. Waar mogelijk zorg je ervoor dat sociale, milieu-, innovatie- en ethische clausules in de overheidsopdrachten worden opgenomen. Je adviseert het departement en zorgt mee voor technische ondersteuning.

Jouw hoofdactiviteiten

Behoefteanalyse & prospectie

• Je analyseert de behoeften van de klantendiensten en verkent actief de markt om de beste aankoopoplossingen te identificeren en de documentatie van het departement te verrijken.

Beheer van overheidsopdrachten

• Je beheert de volledige levenscyclus van overheidsopdrachten: van het opstellen van de bestekken tot de kennisgeving, inclusief de uitschrijving, de onderhandeling en de gunning, waarbij je in elke fase de juridische, technische en budgettaire conformiteit waarborgt.
• Je zorgt voor een nauwgezette opvolging van de uitvoering van de opdrachten en organiseert evaluaties na aankoop met het oog op continue verbetering.

Advies & ondersteuning van teams

• Je speelt een interne referentierol door de diensten van het departement te adviseren bij het uitwerken en opvolgen van hun aankoopprocedures, en je draagt actief bij aan de ontwikkeling van interne procedures.
• Je werkt nauw samen met de referent aankoop-financiën en vervangt deze indien nodig.

Administratief, budgettair beheer & rapportage

• Je neemt deel aan het budgettaire en boekhoudkundige beheer, zorgt voor de administratieve opvolging van dossiers die aan de instanties worden voorgelegd (college, raad, toezichthoudende overheid) en houdt de agenda van lopende en toekomstige opdrachten bij.
• Je bereidt coördinatievergaderingen voor en neemt hieraan deel, en zorgt voor regelmatige rapportage aan de departementsdirecteur, waarbij je tijdig de nodige meldingen doet.

Profiel

• Je bent houder van een masterdiploma, erkend door NARIC Vlaanderen of door de Federatie Wallonië-Brussel (voeg een gelijkwaardigheidsattest bij je kandidatuur indien van toepassing).
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met overheidsopdrachten of hebt een opleiding gevolgd op het gebied van overheidsopdrachten.
• Je bent autonoom, nauwkeurig en rigoureus in de uitvoering van je taken.
• Je stelt hoge eisen aan jezelf en hecht belang aan professionalisme en respect. Je belangrijkste professionele waarden zijn ethiek, legaliteit en respect voor werkprocedures.
• Aangezien de meerderheid van de dossiers in het Frans zijn opgesteld, is een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Frans belangrijk voor de functie.
• Proactiviteit, organisatievermogen en prioriteitsbeheer zijn je andere kwaliteiten.
• Je bent in staat informatie te analyseren en samen te vatten.
• Omdat de tevredenheid van je partners essentieel is, toon je maximale flexibiliteit om aan hun verzoeken te voldoen en met onverwachte situaties om te gaan. Je staat open voor opmerkingen en commentaar van klantendiensten.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden: je kunt argumenteren, onderhandelen en overtuigen om de beste prijzen te behalen. Je evalueert risico's en neemt je beslissingen dienovereenkomstig, je bent assertief en stressbestendig;
• Je bent houder van het mondeling en schriftelijk taalcertificaat in de tweede landstaal (voorheen SELOR) of je beschikt over voldoende kennis om het op korte termijn te behalen.
• Je beheerst de kantoortools: Word, Excel en internet.

Aanbod

• Een dynamische en zorgzame werkomgeving;
• Een werkomgeving die bevorderlijk is voor een goed evenwicht tussen privéleven en werk;
• Voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur (37.30 u./week – glijdend uurrooster);
• Aanvangswedde A1 (zonder anciënniteit) van € 4.071,29 (brutomaandloon), waar een geldelijke valorisatie bij kan komen als je al beroepservaring hebt;
• Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie (€ 295,12 bruto/maand);
• Maaltijdcheques met een nominale waarde van € 8;
• Twee telewerkdagen per week (na 6 maanden), met instemming van het bestuur;
• Minstens 31 vakantiedagen per jaar naar rato van de prestaties;
• Gratis abonnement (NMBS/MIVB/TEC/DE LIJN);
• Fiets- /voetgangerspremie (€ 0,35/km);
• Bedrijfsrestaurant met democratische prijzen;
• Voorkeurstarieven in alle Iris Ziekenhuizen Zuid;
• Aanvullend pensioenplan voor contractueel personeel (niet-benoemde personeelsleden) – een voordeel dat de gemeente tijdens je loopbaan voor je financiert;
• Uitgebreid opleidingspakket voor nieuwkomers;
• Toegang tot het platform ‘Benefits at Work’, dat verschillende voordelen biedt.