Een adjunct.e van de verantwoordelijke van de dienst Vervoer

Functie

De dienst Vervoer van de gemeente Elsene voert drie hoofdopdrachten uit. De eerste opdracht heeft betrekking op het onderhoud van het gemotoriseerde wagenpark van de gemeente (wagens, vrachtwagens, bussen, specifieke beroepsvoertuigen, machines….). De tweede betreft de organisatie van personen- en goederenvervoer (vervoer voor de scholen, opleidingen...). De derde betreft de organisatie van goederenbehandeling (verhuizingen, uithuiszettingen, feesten en evenementen).

Als adjunct van de verantwoordelijke van de dienst Vervoer ben je verantwoordelijk voor de projecten die jou toevertrouwd worden. Samen met jouw ploeg sta je in voor de aankopen van de dienst en waak je over de correcte toepassing van de plaatsingsprocedures voor de overheidsopdrachten. Je werkt tevens mee aan het management en het operationele beheer van de dienst. Bij afwezigheid van het diensthoofd zorg jij voor de administratieve leiding van de dienst en neem je deel aan de planning en opvolging van de acties van de ploegen

Jouw voornaamste taken

Aankopen en overheidsopdrachten

• Je staat ook in voor het onderhandelen, afsluiten en opvolgen van de overheidsopdrachten. In dit opzicht ben je verantwoordelijk voor het bepalen van leveranciers/dienstverleners. Je zoekt de beste match tussen de behoefte en het bestaande aanbod, je onderhandelt over de voorwaarden en bepalingen van de contracten, je analyseert de bijkomende kosten verbonden aan een eerste aankoop (onderhoud, herstelling, …) en denkt na over de globale kosten. Je gunt de overheidsopdrachten en zorgt voor de opvolging van de uitvoering en eventuele geschillen;
• Je definieert en specificeert de noden van de klantendiensten in overleg met hen, je werkt mee aan de opmaak van bestekken, je kiest en test de producten/goederen/diensten in samenwerking met de gebruikers;
• Je bent verantwoordelijk voor marktverkenning en -onderzoeken, je ontmoet bedrijven en schat hun capaciteiten in om de meest efficiënte oplossing te verkrijgen (kosten, termijn, kwaliteit, hoeveelheid, milieuprestaties, ...) ;
• Je organiseert de evaluatiefase na de aankopen;
• Je vult de documentatie (leveranciers, soorten producten, goederen...) van de dienst aan via deelname aan tentoonstellingen en beroepsbeurzen, maar ook door het lezen van technische en gespecialiseerde tijdschriften;

Management

• Je assisteert het diensthoofd (die je vervangt in geval van afwezigheid) bij de dagelijkse leiding van de teams;

Activiteiten- en projectbeheer

• Je denkt actief mee om de dienst optimaal te laten functioneren;
• Je zorgt voor de vernieuwing en aanpassing van de meerjarige onderhoudsplannen, rekening houdend met de uitgevoerde vaststellingen op het terrein.

Administratie

• Je stelt de documenten met betrekking tot de aankopen en de activiteiten van de dienst op en beheert ze;
• Je zorgt voor de opmaak van nota’s, verslagen, brieven, pv's, opdrachtdocumenten, ...;
• Je bereidt en volgt de dossiers op die worden voorgelegd aan het College, de Raad of de Toezichthouder.

Profiel

• Je bent houder van een Master erkend door NARIC Vlaanderen of de Federatie Wallonië-Brussel (Voeg een kopie van je gelijkwaardigheidsattest bij je kandidaatstelling indien van toepassing);
• Je bent goed op de hoogte van de regelgeving inzake overheidsopdrachten: je bent in staat om een uitvoeringsdossier op te stellen, offertes te analyseren en opdrachten te gunnen overeenkomstig de geldende procedures. Bij gebrek aan directe ervaring toont je een echte affiniteit met dit vakgebied en beschik je over de nodige vaardigheden en motivatie om dit competentieniveau snel te verwerven;
• Je bent vertrouwd met administratief werk en en houdt van de nauwkeurigheid die dit werk vergt;
• Je beschikt over kennis en een eerste ervaring op het gebied van auto-expertise, mechanica, mechatronica, onderhoud van voertuigen, machines, land- en tuinbouwwerktuigen;
• Je bent zeer analytisch;
• Je bent resultaatgericht, zelfstandig en stelt je creatief en proactief op om voorstellen te ontwerpen en formuleren, oplossingen te vinden. Je deelt je tijd in om de projecten binnen de gestelde termijnen tot een goed einde te brengen;
• Je bouwt een sterk netwerk op en geeft de voorkeur aan werken in partnerschap;
• Een eerste ervaring binnen een overheidsdienst en meer bepaald binnen een lokaal bestuur is een pluspunt;
• Je beheerst het Nederlands voldoende om probleemloos met Nederlandstaligen te kunnen communiceren (leveranciers, collega’s, diensthoofden);
• Je hebt goede spelling- en schrijfvaardigheden en een taalcertificaat in bestuurszaken (Werkenvoor.be – voorheen Selor) of beschikt over voldoende kennis om dit certificaat op korte termijn te behalen.

Aanbod

• Een dynamische en zorgzame werkomgeving;
• Een werkomgeving die bevorderlijk is voor een goed evenwicht tussen privéleven en werk;
• Een voltijds vervangingscontract (37u30/week – glijdend uurrooster);
• Aanvangswedde (zonder anciënniteit) van € 4.137,13 (brutomaandloon), waar een geldelijke valorisatie bij kan komen als je al beroepservaring hebt;
• Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie (€ 289,34 bruto/maand);
• Maaltijdcheques met een nominale waarde van € 8;
• Eén telewerkdag per week (na 6 maanden), met voorbehoud van goedkeuring door het bestuur;
• Minstens 31 verlofdagen per jaar naar rato van de prestaties;
• Gratis abonnement (NMBS/MIVB/TEC/DE LIJN);
• Fiets- /voetgangerspremie (€ 0,35/km);
• Bedrijfsrestaurant met democratische prijzen;
• Voorkeurstarieven in alle Iris Ziekenhuizen Zuid;
• Aanvullend pensioenplan voor contractueel personeel (niet-benoemde personeelsleden) – een voordeel dat de gemeente tijdens je loopbaan voor je financiert;
• Uitgebreid opleidingspakket voor nieuwkomers;
• Toegang tot het platform "Benefits at Work", dat verschillende voordelen biedt.