EEN DIRECTIEASSISTENT∙E (M/V/X) VOOR HET OPERATIONEEL DEPARTEMENT

Functie

Algemene context

De opdracht van het Operationeel Departement is het beheer van de gemeentelijke infrastructuur o om klanten en gemeentepersoneel, alsook gebruikers van de openbare ruimte in de beste omstandigheden van comfort en veiligheid te ontvangen. Hij zorgt er ook voor dat goederen en personen in dezelfde omstandigheden worden vervoerd. Om deze taken te vervullen, bestaat het uit de volgende diensten: Administratie, Gebouwenbeheer, Beheer van de openbare ruimte, Vervoer.

Als directieassistent∙e werk je in nauwe samenwerking met de Directie van het Departement. Je levert een voortdurende bijstand en speelt een rol van facilitator in hun taken op het vlak van tijdbeheer, organisatie van de relaties met derden, anticipatie, voorbereiding en opvolging van dossiers en organisatie van dossiers en van het kantoor.

Jouw opdracht

• Je organiseert op strikte wijze en structureert proactief de rapportering van informatie die van rechtsreeks belang voor de diverse betrokken actoren kan zijn;
• Je maakt overzicht tabellen en volgt deze op;
• Je registreert, reproduceert, klasseert en archiveert documenten (manueel of met informatica), werkt de bestanden bij en stelt statistieken op;
• Je ontvangt en filtert telefoonoproepen, bezoekers en vragen;
• Je analyseert en verduidelijkt het voorwerp van de vraag;
• Je behandelt de vraag, geeft juiste en volledige informatie aan interne en externe gesprekpartners, legt hen uit de te volgen procedures, informeert over het verloop van de afhandeling van dossiers, eventueel wijst hen door naar de geschikte en bevoegde personen;
• Je behandelt en stelt op briefwisseling, nota’s en rapporten;
• Je voert opzoekingen uit;
• Je beheert de agenda van de mailbox van de verantwoordelijke, ziet voor en organiseert hun verplaatsingen;
• Je plant, organiseert, bereidt voor en volgt op de vergaderingen van de verantwoordelijke (beschikbaarheid van sprekers of gesprekspartners, reservatie van lokalen, voorbereiding van dossiers en communicatiemiddelen, enz.) en zorgt desgevraagd voor de opvolging en de opstelling van de notulen (wekelijkse vergadering).

Profiel

• Je bent houder van een Bachelordiploma erkend door NARIC Vlaanderen of de Franse Gemeenschap;
• Je bent tweetalig Nederlands-Frans;
• Je hebt minstens 2 jaar beroepservaring op administratief vlak;
• Je hebt affiniteit met het technische domein en bent in staat de technische informatie over de activiteiten van de verschillende technische diensten van het departement (beheer van het onroerend erfgoed, beheer van de openbare ruimte en vervoer) te begrijpen en voor het publiek toegankelijk te maken;
• Je hebt een uitstekende beheersing van Word, Excell, Outlook, Powerpoint, Access;
• Je hebt uitstekende schrijf-en communicatievaardigheden;
• Je bent discreet en diplomatiek: je garandeert de vertrouwelijkheid van de informatie en gegevens die je verwerkt;
• Je bent proactief en oplossingsgericht;
• Je hebt zin voor organisatie en bent in staat prioriteiten te stellen;
• Je bent autonoom en in staat verslag van je werk te doen;
• Je bent in staat om in duo's te werken met een andere directieassistent∙e.

Aanbod

• Een fijne en stimulerende werkomgeving waarin je jezelf kunt ontplooien;
• Voltijdse Vervangingscontract (37u30/week);
• Aanvangswedde (zonder anciënniteit) van 2.962,91 EUR (brutomaandloon); daarbovenop kan een geldelijke valorisatie komen indien je al beroepservaring in de privé en/of de public sector hebt;
• Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie 204,07 bruto/maand);
• Maaltijdscheques (nominale waarde 8 EUR);
• Minstens 31 verlofdagen per jaar;
• Gratis abonnement (NMBS / MIVB / TEC / DE LIJN) ;
• Voetgangers- en fietsvergoeding;
• Uitgebreid opleidingspakket voor nieuwkom(st)ers;
• Voorkeurstarieven in alle Ziekenhuizen Zuid.