Een administratief medewerker (m/v/x) binnen het Operationele Departement

Functie

De gemeente Elsene is op zoek naar een administratief medewerker om haar Operationele Departement te versterken. Dit departement beheert de openbare ruimte en de gemeentelijke gebouwen.

Je speelt een sleutelrol in het administratieve en boekhoudkundige beheer van de diensten Techniek der Gebouwen en Netheid van de Gebouwen. Jouw werk draagt rechtstreeks bij aan de goede werking van de gemeentelijke infrastructuren en de verbetering van de leefomgeving van de burgers.

Jouw taken

Beheer van uitgaven en inkomsten
✅ Controleren, verwerken en registreren van de uitgaven en inkomsten van de diensten (facturen, bestelbonnen, …).

Budgetbewaking
✅ Opstellen van bestelbonnen in overeenstemming met het budget en de regels voor overheidsopdrachten.

Administratie en dossierbeheer
✅ Het opvolgen van dossiers: validatie van facturen, bestellingen, overheidsopdrachten, …
✅ Het opstellen van rapporten, dashboards en notities voor verantwoordelijken en autoriteiten.
✅ Telefonisch en schriftelijk vragen ontvangen, filteren en behandelen.

Beheer van overheidsopdrachten
✅ Deelnemen aan de opstelling van overheidsopdrachten (bijdragen aan het opstellen van technische clausules, analyse van offertes, …).
✅ Het opvolgen van de opdrachten: contact met leveranciers, beheer van facturen en bestellingen, naleving van termijnen,

Profiel

• Je bezit een diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig, uitgereikt door de FWB of NARIC Vlaanderen (voeg, indien van toepassing, een kopie van je gelijkwaardigheidsattest toe);
• Jij bent goed met cijfers en beschikt over uitstekende schrijfvaardigheden;
• Een goede kennis van het Nederlands is een pluspunt;
• Kennis van gemeentelijke boekhouding en/of het beheer van overheidsopdrachten is een pluspunt;
• Jij bent nauwkeurig, precies en georganiseerd;
• Jij kunt autonoom werken;
• Jij beschikt over een zeer goed analytisch vermogen;
• Jij bent flexibel, hebt een goed aanpassingsvermogen en kunt onder druk werken;
• Jij bent gemotiveerd en dynamisch;
• Jij beheerst de gangbare informaticatools, en vooral Excel;
• Je hebt een taalcertificaat in administratieve zaken (Werkenvoor.be) - voorheen SELOR of beschikt over voldoende kennis om dit certificaat op korte termijn te behalen.

Aanbod

• Een voltijds contract van bepaalde duur van 1 jaar (37u30/week - flexibele uren);
• Aanvangswedde (C.1 salaristrap 0) van € 2.516,70 (brutomaandloon), waar een geldelijke valorisatie bij kan komen als je al beroepservaring hebt;
• Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie (€ 187,34 bruto/maand);
• Maaltijdcheques met een nominale waarde van € 8;
• Minstens 31 vakantiedagen per jaar;
• Een telewerkdag per week (na zes maanden) mits toestemming;
• Werkgeverstegemoetkoming in de vervoerskosten (gratis openbaar vervoer, vergoeding voor voetgangers en fietsers: € 0,35/km);
• Voorkeurstarieven in alle Iris Ziekenhuizen Zuid;
• Aanvullend pensioenplan voor contractueel personeel (niet-benoemd personeel) - voordeel dat de gemeente tijdens je loopbaan voor je financiert.
• Voortgezette opleiding van minstens 5 dagen per jaar.